Tracking hàng gửi quốc tế: cách tra cứu DHL, FedEx, UPS

Tracking hàng gửi quốc tế tưởng đơn giản, nhưng nhiều người lúng túng khi hàng hiển thị trạng thái lạ, tracking không cập nhật suốt nhiều ngày, hoặc không biết phải làm gì khi hàng bị giữ ở hải quan. Bài viết này hướng dẫn từng bước cách tra cứu tracking trên DHL, FedEx và UPS, giải thích ý nghĩa các trạng thái thường gặp, và hướng dẫn xử lý khi có vấn đề.

Tracking number là gì và tìm ở đâu

Tracking number (số vận đơn, số theo dõi) là mã định danh duy nhất cho mỗi lô hàng, được tạo khi vận đơn được in hoặc hàng được lấy. Đây là chìa khóa để tra cứu toàn bộ hành trình vận chuyển.

Định dạng tracking number của từng hãng

Hãng	Định dạng	Ví dụ
DHL Express	10 chữ số	1234567890
DHL (dạng mới)	JD + 18 chữ số	JD014600006261390096
FedEx	12 chữ số	123456789012
FedEx	15 chữ số	123456789012345
FedEx	20 chữ số (door tag)	12345678901234567890
UPS	1Z + 16 ký tự	1Z999AA10123456784
UPS SurePost	12 chữ số	92748999999999999999

Tìm tracking number ở đâu

Email xác nhận: Hãng hoặc đại lý gửi email ngay sau khi tạo vận đơn, tracking number có trong email này
Hóa đơn/receipt từ đại lý: Nếu gửi qua Gateway Express hoặc đại lý khác, tracking number có trên phiếu gửi hàng
Nhãn vận đơn (shipping label): In trực tiếp trên kiện hàng dưới dạng barcode và số
Cổng khách hàng của đại lý: Đăng nhập tài khoản Gateway Express tại gatewayexpress.vn/tra-cuu để xem tất cả lô hàng

Cách tra tracking trên DHL

Phương pháp 1: Website DHL

Truy cập dhl.com
Nhấp vào “Track” hoặc “Tracking” trên menu chính
Nhập tracking number vào ô “Enter your tracking number(s)”
DHL cho phép tra cùng lúc tối đa 10 tracking numbers, cách nhau bằng dấu phẩy hoặc xuống dòng
Nhấp “Track” để xem kết quả

Kết quả hiển thị:

Timeline đầy đủ từ khi pickup đến delivery
Tên người ký nhận (nếu đã giao)
Ảnh proof of delivery (POD) — có thể tải về
Tên nhân viên giao hàng

Phương pháp 2: DHL app (iOS/Android)

Tải ứng dụng “DHL Express Mobile”
Đăng ký tài khoản hoặc dùng không cần đăng ký
Quét barcode trên label hoặc nhập thủ công
Bật push notification để nhận cảnh báo thay đổi trạng thái

Phương pháp 3: Email và SMS alert từ DHL

Khi tạo shipment, nhập địa chỉ email hoặc số điện thoại vào trường notification. DHL tự động gửi cập nhật khi:

Hàng được pickup
Hàng vào cửa khẩu đến
Hàng out for delivery
Hàng được giao thành công hoặc có exception

API tracking (dành cho doanh nghiệp)

DHL cung cấp Tracking API miễn phí tại developer.dhl.com — phù hợp với doanh nghiệp muốn tích hợp tracking vào hệ thống quản lý đơn hàng hoặc website.

Cách tra tracking trên FedEx

Phương pháp 1: Website FedEx

Truy cập fedex.com
Nhấp “Tracking” trên thanh điều hướng
Nhập tracking number — FedEx hỗ trợ tối đa 30 tracking numbers cùng lúc
Có thể lọc theo date range, status, hoặc reference number

FedEx cung cấp thêm tính năng “Delivery Manager” — cho phép người nhận:

Chọn lại ngày giao hàng
Yêu cầu giữ tại FedEx location để tự lấy
Cho phép giao không cần chữ ký
Thêm ghi chú cho shipper

Phương pháp 2: FedEx Delivery Manager (app)

Đặc biệt hữu ích cho người nhận ở Mỹ. Cung cấp:

Ảnh chụp khi giao hàng (Delivery Photo)
Estimated delivery window (khung giờ giao hàng cụ thể)
Option giữ hàng tại FedEx Office hoặc Walgreens

Phương pháp 3: Virtual Assistant trên fedex.com

FedEx chatbot có thể trả lời câu hỏi về trạng thái tracking, thủ tục claim, và địa điểm pickup — không cần gọi điện tổng đài.

Cách tra tracking trên UPS

Phương pháp 1: Website UPS

Truy cập ups.com
Nhấp “Track” trên trang chủ
Nhập tracking number — tối đa 25 tracking numbers cùng lúc
UPS còn cho phép tra theo reference number (số đơn hàng nội bộ) nếu shipper đã đăng ký

UPS Quantum View cung cấp view chi tiết hơn cho tài khoản business, bao gồm:

Exception alerts tự động
Proof of delivery mass download
Shipment history báo cáo

Phương pháp 2: UPS My Choice

Dịch vụ dành cho người nhận — đặc biệt hữu ích khi nhận hàng tại Mỹ:

Thay đổi địa chỉ giao hàng ngay trước khi hàng đến
Lên lịch lại ngày giao
Yêu cầu giữ tại UPS Access Point (nhiều siêu thị, cửa hàng tiện lợi)
Nhận thông báo 2 giờ trước khi giao

Phương pháp 3: SMS tracking

Nhắn tin “FOLLOW” + tracking number đến số UPS (tại Mỹ: 69877) để nhận cập nhật qua SMS.

Sử dụng trang tracking tổng hợp

Khi không chắc hàng đang đi theo hãng nào, hoặc muốn theo dõi nhiều hãng cùng lúc, các trang tổng hợp rất tiện:

Trang	Hỗ trợ hãng	Đặc điểm
17track.net	2.000+ hãng	Miễn phí, có app, hỗ trợ tiếng Việt
parcelsapp.com	800+ hãng	Giao diện sạch, cập nhật nhanh
aftership.com	900+ hãng	Mạnh về tích hợp ecommerce
trackingmore.com	1.200+ hãng	Có API, phù hợp developer

Lưu ý: Các trang tổng hợp lấy dữ liệu từ API của hãng, có thể trễ 15-60 phút so với website chính thức. Khi cần thông tin chính xác nhất (đặc biệt khi hàng exception), luôn tra trực tiếp trên website hãng.

Giải thích các trạng thái tracking thường gặp

Đây là phần nhiều người cần nhất — hiểu trạng thái để biết hàng đang ở đâu và cần làm gì.

Trạng thái thông thường (bình thường)

Shipment information received / Label created Vận đơn đã được tạo trên hệ thống nhưng hàng chưa được lấy. Trạng thái này có thể kéo dài vài giờ đến 1 ngày trước khi chuyển sang “Picked up”.

Picked up / Collected Hàng đã được nhân viên hãng đến lấy tại địa chỉ người gửi. Tracking bắt đầu hoạt động thực sự từ đây.

In transit / On the way Hàng đang trên đường vận chuyển. Trạng thái này có thể xuất hiện nhiều lần khi hàng đi qua các hub trung chuyển khác nhau.

Arrived at sort facility / Processed at facility Hàng đến một trung tâm phân loại (sorting hub). DHL có hub lớn tại Leipzig (Đức) và Cincinnati (Mỹ); FedEx có hub tại Memphis và Indianapolis; UPS có hub tại Louisville.

Departed from facility / Left origin Hàng đã rời khỏi cơ sở phân loại, đang trên đường đến điểm tiếp theo.

With delivery courier / Out for delivery Hàng đang trên xe của nhân viên giao hàng, sẽ được giao trong ngày hôm đó. Đây là trạng thái bạn chờ đợi nhất.

Delivered Hàng đã giao thành công. Thường kèm tên người ký nhận và thời gian giao chính xác.

Trạng thái liên quan đến hải quan

Clearance in progress / Customs clearance Hàng đang được xử lý tại hải quan nước đến. Đây là bước bình thường — thời gian xử lý thông thường 1-3 ngày làm việc với hàng express thương mại thông thường.

Clearance event / Clearance delay Có vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan. Các nguyên nhân phổ biến:

Thiếu hoặc không đúng chứng từ (commercial invoice, packing list)
Giá trị khai báo bị nghi ngờ
Hàng cần kiểm tra thực tế (physical inspection)
Hàng thuộc diện kiểm soát đặc biệt (thực phẩm, dược phẩm, điện tử)

Import duties/taxes required Hải quan đã tính thuế nhập khẩu và yêu cầu người nhận nộp trước khi hàng được thông quan. FedEx và UPS thường gửi thông báo riêng kèm số tiền cụ thể.

Released by customs Hàng đã qua hải quan thành công, tiếp tục hành trình giao đến địa chỉ nhận.

Trạng thái exception (có vấn đề)

Delivery attempted / No one home Nhân viên đến giao nhưng không có người nhận. Hãng thường để lại thông báo (door tag) và thử giao lại 1-2 lần. Người nhận cần liên hệ lại để sắp xếp giao lại hoặc đến lấy tại bưu cục/hub.

Address not found / Incorrect address Địa chỉ giao không tìm được. Cần liên hệ ngay với hãng để sửa địa chỉ — phụ phí address correction thường $15-20.

Shipment on hold Lô hàng đang bị tạm giữ vì một lý do nào đó. Cần liên hệ hãng để biết chi tiết — có thể do hải quan, thiếu chứng từ, hoặc vấn đề thanh toán.

Refused by recipient Người nhận từ chối nhận hàng. Hàng sẽ được gửi trả lại người gửi — phát sinh thêm chi phí vận chuyển chiều về.

Lost in transit Hàng bị thất lạc trong quá trình vận chuyển. Đây là trường hợp nghiêm trọng nhất, cần mở claim ngay với hãng vận chuyển.

Damaged Hàng bị hư hỏng — hãng tự phát hiện khi kiểm tra. Cần mở claim và cung cấp ảnh, commercial invoice để được bồi thường.

Xử lý khi tracking không cập nhật

Một trong những câu hỏi phổ biến nhất: “Tracking của tôi không cập nhật đã 2-3 ngày, hàng có vấn đề gì không?”

Nguyên nhân thông thường (không cần lo ngại):

Hàng đang trên chuyến bay dài: Đường bay từ Việt Nam đến Mỹ mất 15-20 giờ — trong suốt thời gian này tracking thường không cập nhật vì hàng đang trong khoang máy bay.
Hàng đang qua hub trung chuyển lớn: Tại các hub như Leipzig, Memphis, Louisville — hàng có thể nằm chờ phân loại 12-24 giờ trước khi có cập nhật tiếp theo.
Cuối tuần/ngày lễ: Một số điểm trung chuyển hoạt động hạn chế vào cuối tuần.

Khi nào cần chủ động liên hệ:

Tracking không cập nhật trên 3 ngày làm việc (với express)
Tracking dừng ở trạng thái “Customs clearance” trên 5 ngày làm việc
Hàng đã quá thời gian cam kết giao hàng (transit time) của hãng
Tracking hiển thị “Exception” mà không có giải thích rõ

Xử lý khi hàng bị giữ ở hải quan

Đây là tình huống phổ biến, đặc biệt với hàng gửi đi Mỹ, EU, Úc — các thị trường có hải quan kiểm soát chặt.

Bước 1 — Xác định lý do

Liên hệ hãng vận chuyển (DHL/FedEx/UPS) hoặc Gateway Express để hỏi lý do cụ thể. Hãng thường nhận được thông báo từ hải quan và có thể cung cấp chi tiết.

Bước 2 — Chuẩn bị bổ sung chứng từ

Các chứng từ thường được yêu cầu bổ sung:

Commercial invoice chi tiết hơn (mô tả hàng, đơn giá, số lượng)
Packing list đầy đủ
Chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu hàng hưởng ưu đãi thuế
Giấy phép nhập khẩu (nếu hàng thuộc diện kiểm soát)
Thông tin nhà sản xuất hoặc thành phần sản phẩm

Bước 3 — Nộp thuế nhập khẩu (nếu được yêu cầu)

Với một số quốc gia như Mỹ (de minimis trên $800), EU (trên €150), Úc (trên AUD 1.000) — hàng vượt ngưỡng miễn thuế cần nộp thuế nhập khẩu và VAT. FedEx và UPS thường thay người nhận nộp trước và thu lại sau khi giao hàng.

Bước 4 — Theo dõi sau khi giải quyết

Sau khi bổ sung chứng từ hoặc nộp thuế, hải quan thường thông quan trong 1-3 ngày làm việc. Nếu quá thời gian này mà chưa có cập nhật, liên hệ lại.

Lưu ý: Gateway Express hỗ trợ toàn bộ quá trình xử lý hải quan tại đích — từ cung cấp chứng từ bổ sung, làm việc với broker hải quan, đến theo dõi thông quan. Liên hệ ngay khi hàng bị giữ để được hỗ trợ kịp thời.

Mở claim khi hàng mất hoặc hư hỏng

Nếu tracking hiển thị “Delivered” nhưng người nhận không có hàng, hoặc hàng đến bị hư hỏng:

Với DHL:

Vào dhl.com → Track → nhập tracking number
Cuộn xuống tìm “Submit a Claim” hoặc “Report Issue”
Điền claim form online, đính kèm ảnh và commercial invoice
DHL phản hồi trong 3-5 ngày làm việc, xử lý hoàn toàn trong 7-21 ngày

Với FedEx:

Vào fedex.com → Support → “File a Claim”
Đăng nhập tài khoản FedEx (hoặc dùng tracking number + zip code)
Chọn loại claim: lost, damaged, hoặc missing content
Upload chứng từ và submit
FedEx liên hệ lại qua email trong 2-3 ngày làm việc

Với UPS:

Vào ups.com → Support → “Claims”
Đăng nhập tài khoản UPS
Nhập tracking number và chọn loại vấn đề
Upload ảnh hư hỏng và invoice
UPS xử lý trong 8-15 ngày làm việc

Thời hạn mở claim (quan trọng):

Hãng	Hàng mất	Hàng hư hỏng
DHL	60 ngày từ ngày gửi	14 ngày từ ngày nhận
FedEx	60 ngày từ ngày gửi	21 ngày từ ngày nhận
UPS	60 ngày từ ngày gửi	60 ngày từ ngày nhận

Tham khảo hướng dẫn đầy đủ tại bài bảo hiểm hàng hóa quốc tế để biết cách tối đa hóa bồi thường.

Mẹo theo dõi hàng hiệu quả

1. Bật thông báo ngay khi có tracking number Đừng chờ hàng đến mới tra tracking. Bật email/SMS notification ngay khi nhận tracking number để nhận cảnh báo exception sớm nhất có thể.

2. Lưu tracking number và thời gian cam kết giao Ghi chú transit time cam kết của dịch vụ (ví dụ DHL Express: 3-5 ngày làm việc). Nếu quá thời gian này mà chưa giao, bạn có cơ sở để yêu cầu hoàn tiền phí dịch vụ.

3. Tra tracking vào buổi sáng Các cập nhật từ hub trung chuyển thường được đẩy vào hệ thống sáng sớm theo giờ địa phương của hub đó. Tra buổi sáng thường thấy cập nhật mới nhất.

4. Dùng 17track.net cho hàng từ nhiều hãng Nếu thường xuyên nhận hàng từ nhiều nguồn khác nhau, 17track.net tổng hợp tất cả vào một nơi, hỗ trợ hơn 2.000 hãng vận chuyển toàn cầu.

5. Chụp ảnh khi nhận hàng Trước khi ký nhận, chụp ảnh tình trạng bao bì bên ngoài. Nếu phát hiện hư hỏng sau khi mở, đây là bằng chứng quan trọng để mở claim.

6. Liên hệ Gateway Express khi có vấn đề Nếu gửi hàng qua Gateway Express và gặp vấn đề với tracking, đội ngũ hỗ trợ có thể làm việc trực tiếp với hãng vận chuyển thay bạn — tiết kiệm thời gian và hiệu quả hơn khi xử lý các trường hợp phức tạp.

Tracking hàng đường biển (sea freight)

Tracking sea freight khác với express courier — ít chi tiết hơn nhưng vẫn quan trọng để theo dõi tiến độ.

Cách tra tracking container:

Dùng booking number hoặc container number (bắt đầu bằng 4 chữ cái + 7 chữ số, ví dụ: TCKU1234567)
Tra trực tiếp trên website hãng tàu: Maersk (maersk.com), MSC (msc.com), CMA CGM (cma-cgm.com), Evergreen (evergreen-line.com)
Hoặc dùng MarineTraffic.com để theo dõi vị trí tàu realtime

Các trạng thái tracking sea freight:

Gate in at origin port: Container đã vào cảng xuất phát
Loaded on vessel: Hàng đã được xếp lên tàu
Vessel departed: Tàu đã rời cảng
In transit: Tàu đang trên đường (có thể cập cảng trung chuyển)
Arrived at destination port: Tàu đã vào cảng đích
Gate out: Container đã ra khỏi cảng sau khi thông quan

Xem thêm so sánh air freight vs sea freight để hiểu sự khác biệt về tracking giữa hai phương thức.

Câu hỏi thường gặp

Tracking number gồm bao nhiêu ký tự?

DHL: 10 chữ số. FedEx: 12 hoặc 15 chữ số. UPS: bắt đầu bằng 1Z + 16 ký tự. Số tracking được cung cấp ngay sau khi lấy hàng hoặc tạo vận đơn. Lưu số này để tra cứu trạng thái hàng.

Hàng tracking hiện ‘Customs clearance’ lâu thì sao?

Trạng thái Customs clearance thường mất 1-3 ngày làm việc. Nếu quá 5 ngày, có thể hàng đang bị kiểm tra chuyên ngành hoặc thiếu chứng từ. Liên hệ đơn vị vận chuyển hoặc Gateway Express để được hỗ trợ.

Tra tracking hàng ở đâu?

Tra trực tiếp trên website hãng: dhl.com, fedex.com, ups.com. Hoặc dùng trang tổng hợp như 17track.net, parcelsapp.com. Gateway Express cung cấp tracking realtime tại gatewayexpress.vn/tra-cuu.

Gửi hàng quốc tế cùng Gateway Express

10 năm kinh nghiệm vận chuyển quốc tế
Giá cạnh tranh qua mạng lưới FedEx, DHL, UPS
Hỗ trợ tận tâm từ đóng gói đến thông quan

Nhận báo giá ngay | Hotline 24/7: 0938 373 343