Quy trình xuất khẩu hàng hóa từ Việt Nam: Hướng dẫn SME toàn diện 2026

Bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ và vừa đang sở hữu sản phẩm chất lượng và muốn mở rộng thị trường ra quốc tế? Bạn lo lắng về thủ tục hải quan phức tạp, không biết bắt đầu từ đâu với quy trình xuất khẩu? Gateway Express hiểu rằng xuất khẩu lần đầu luôn đầy thử thách và rủi ro. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước quy trình xuất khẩu hàng hóa từ Việt Nam, từ chuẩn bị chứng từ, thủ tục hải quan đến lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp.

Với kinh nghiệm đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp SME xuất khẩu thành công, Gateway Express đã tổng hợp những kiến thức thiết thực nhất, cập nhật theo Thông tư 121/2024/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/02/2026. Hãy cùng bắt đầu hành trình đưa hàng Việt vươn xa!

Tổng quan về xuất khẩu cho SME Việt Nam

Cơ hội và thách thức

Việt Nam hiện đang nằm trong top 20 nền kinh tế xuất khẩu lớn nhất thế giới, với kim ngạch xuất khẩu vượt 300 tỷ USD mỗi năm. Các hiệp định thương mại tự do như EVFTA, CPTPP, RCEP đã mở ra cánh cửa rộng lớn cho hàng hóa Việt Nam tiếp cận các thị trường lớn với thuế suất ưu đãi.

Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, việc xuất khẩu vẫn còn nhiều thách thức: thiếu kiến thức về thủ tục hải quan, lo ngại rủi ro thanh toán quốc tế, và chi phí logistics cao. Theo khảo sát của VCCI, hơn 60% SME Việt Nam cho rằng thủ tục xuất khẩu quá phức tạp là rào cản lớn nhất khi mở rộng ra thị trường quốc tế.

Ai nên đọc bài viết này?

Bài viết này dành cho các doanh nghiệp SME Việt Nam (từ 5-50 nhân viên, doanh thu 2-50 tỷ VNĐ/năm) đang:

Có sản phẩm chất lượng và muốn xuất khẩu lần đầu
Tìm hiểu quy trình xuất khẩu sang Mỹ, Canada hoặc các thị trường quốc tế khác
Muốn hiểu rõ thủ tục hải quan để giảm rủi ro và chi phí
Cần tư vấn về Incoterms, thanh toán quốc tế và logistics

Quy trình xuất khẩu 6 bước từ A-Z

Bước 1: Đăng ký kinh doanh và mã số xuất nhập khẩu

Trước khi xuất khẩu hàng hóa, doanh nghiệp của bạn cần đảm bảo có đầy đủ tư cách pháp nhân. Điều này bao gồm:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với ngành nghề kinh doanh phù hợp. Nếu bạn chưa đăng ký ngành xuất nhập khẩu, cần bổ sung ngành nghề tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Đăng ký mã số xuất nhập khẩu với Tổng cục Hải quan. Đây là mã số định danh doanh nghiệp trong hệ thống hải quan điện tử (VNACCS/VCIS), bắt buộc cho mọi hoạt động xuất nhập khẩu. Quy trình đăng ký được thực hiện trực tuyến và thường hoàn tất trong 1-3 ngày làm việc.

Lưu ý quan trọng: Đối với một số mặt hàng đặc thù như thực phẩm, dược phẩm, hóa chất, bạn cần có thêm giấy phép chuyên ngành từ các cơ quan quản lý như Bộ Y tế, Bộ Công Thương hoặc Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn.

Bước 2: Chuẩn bị chứng từ xuất khẩu

Chứng từ đầy đủ và chính xác là yếu tố quyết định sự thành công của lô hàng xuất khẩu. Dưới đây là danh sách chứng từ cần thiết:

Chứng từ bắt buộc:

Tờ khai hải quan (Customs Declaration): Khai báo điện tử qua hệ thống VNACCS, bao gồm thông tin người xuất khẩu, người nhập khẩu, mô tả hàng hóa, mã HS, số lượng, trị giá
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Thể hiện giá bán, điều kiện thanh toán, Incoterm áp dụng
Phiếu đóng gói (Packing List): Chi tiết về cách đóng gói, trọng lượng, kích thước từng kiện hàng
Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - C/O): Xác nhận nguồn gốc Việt Nam của hàng hóa, cần thiết để hưởng thuế suất ưu đãi theo các FTA

Chứng từ theo yêu cầu (tùy mặt hàng):

Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate) cho nông sản
Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm (Health Certificate) cho thực phẩm
Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality/Analysis)
Giấy phép xuất khẩu (Export License) cho hàng hóa thuộc danh mục quản lý

Bước 3: Khai báo Hải quan điện tử

Cập nhật quan trọng: Thông tư 121/2024/TT-BTC

Theo quy định hiện hành và Thông tư 121 có hiệu lực từ 01/02/2026, việc khai báo hải quan được thực hiện hoàn toàn điện tử qua hệ thống VNACCS/VCIS. Quy trình như sau:

Khai báo trước: Doanh nghiệp khai báo thông tin lô hàng xuất khẩu vào hệ thống. Hệ thống sẽ tự động phân luồng dựa trên mức độ rủi ro:

Luồng Xanh: Thông quan tự động, không kiểm tra
Luồng Vàng: Kiểm tra hồ sơ chứng từ
Luồng Đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa

Điểm mới của Thông tư 121/2024/TT-BTC:

Cập nhật mẫu báo cáo quyết toán hải quan
Quy trình mới cho giao dịch xuất nhập khẩu tại chỗ
Thay đổi thủ tục xử lý trường hợp hàng hóa thừa/thiếu so với khai báo
Bãi bỏ một số thủ tục tái xuất không còn phù hợp

Thời gian thông quan: Với doanh nghiệp tuân thủ tốt, hàng FCL (full container load) có thể thông quan trong ngày, hàng LCL (less than container load) từ 1-3 ngày.

Bước 4: Lựa chọn incoterms phù hợp

Incoterms (International Commercial Terms) là bộ quy tắc quốc tế quy định trách nhiệm và rủi ro giữa người bán và người mua. Việc lựa chọn Incoterm phù hợp ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, rủi ro và nghĩa vụ của bạn.

Các Incoterms 2020 phổ biến cho SME xuất khẩu:

Incoterm	Trách nhiệm người bán	Phù hợp khi
EXW (Ex Works)	Giao hàng tại kho	Người mua có đội ngũ logistics mạnh
FOB (Free on Board)	Giao hàng lên tàu tại cảng xuất	Xuất khẩu đường biển, người mua arrange tàu
CIF (Cost, Insurance, Freight)	Chịu cước và bảo hiểm đến cảng nhập	Người mua muốn giá “all-in” đơn giản
DAP (Delivered at Place)	Giao hàng đến địa điểm người mua	Kiểm soát toàn bộ logistics
DDP (Delivered Duty Paid)	Chịu toàn bộ chi phí kể cả thuế nhập khẩu	Đơn hàng lớn, người mua tin tưởng cao

Khuyến nghị cho SME xuất khẩu lần đầu: Bắt đầu với FOB hoặc CIF - đây là các điều khoản cân bằng, giúp bạn kiểm soát rủi ro trong phạm vi hợp lý mà không cần am hiểu sâu về logistics quốc tế.

Bước 5: Thiết lập phương thức thanh toán

Lựa chọn phương thức thanh toán quốc tế phù hợp giúp bạn cân bằng giữa an toàn tài chính và tính cạnh tranh. Dưới đây là các phương thức phổ biến:

Letter of Credit (L/C - Thư tín dụng):

Độ an toàn: Cao nhất - ngân hàng đứng ra bảo lãnh thanh toán
Chi phí: Cao (phí mở L/C 0.1-0.25%, phí thông báo, phí chiết khấu…)
Phù hợp: Đơn hàng lớn (từ $50,000), khách hàng mới, thị trường rủi ro

Telegraphic Transfer (T/T - Chuyển khoản điện tín):

Độ an toàn: Trung bình - phụ thuộc vào độ tin cậy của đối tác
Chi phí: Thấp (chỉ phí SWIFT khoảng $20-50)
Phù hợp: Khách hàng quen, đơn hàng lặp lại

Documents Against Payment (D/P - Nhờ thu trả ngay):

Độ an toàn: Khá cao - người mua phải thanh toán mới nhận được chứng từ
Chi phí: Trung bình
Phù hợp: Khách hàng mới nhưng đơn hàng không quá lớn

Advance Payment (Thanh toán trước):

Độ an toàn: Cao nhất cho người bán
Chi phí: Không
Phù hợp: Đơn hàng nhỏ, khách hàng mới cần kiểm tra chất lượng

Khuyến nghị của Gateway Express: Với đơn hàng xuất khẩu đầu tiên hoặc khách hàng mới, hãy yêu cầu L/C không hủy ngang (Irrevocable L/C) hoặc ít nhất 30-50% đặt cọc + số còn lại T/T trước khi giao hàng. Đừng chấp nhận thanh toán trả chậm khi chưa có lịch sử giao dịch.

Bước 6: Vận chuyển và theo dõi lô hàng

Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, hàng hóa được đưa lên phương tiện vận chuyển quốc tế. Bạn cần:

Lựa chọn phương thức vận chuyển:

Đường biển: Chi phí thấp, phù hợp hàng số lượng lớn, thời gian 20-45 ngày
Đường hàng không: Nhanh (3-7 ngày), chi phí cao, phù hợp hàng giá trị cao hoặc có yêu cầu gấp
Đường bộ/đường sắt: Phù hợp xuất khẩu sang Trung Quốc, các nước ASEAN lục địa

Bảo hiểm hàng hóa: Gateway Express khuyến nghị mua bảo hiểm cho mọi lô hàng xuất khẩu. Chi phí bảo hiểm thường chỉ 0.1-0.5% giá trị hàng hóa, nhưng bảo vệ bạn khỏi rủi ro mất mát, hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

Theo dõi lô hàng: Gateway Express cung cấp hệ thống tracking thời gian thực, giúp bạn và đối tác nắm bắt vị trí và trạng thái lô hàng 24/7.

Cần hỗ trợ quy trình xuất khẩu? Gateway Express cung cấp tư vấn miễn phí cho SME. Liên hệ ngay hoặc gọi 0938 373 343.

Quy định đặc thù theo thị trường

Xuất khẩu sang Mỹ

Mỹ là thị trường xuất khẩu lớn nhất của Việt Nam với nhiều quy định nghiêm ngặt:

FDA Registration (Bắt buộc cho thực phẩm):

Tất cả cơ sở sản xuất, chế biến, đóng gói thực phẩm xuất khẩu sang Mỹ phải đăng ký với FDA
Đăng ký miễn phí, gia hạn 2 năm/lần
Phải có U.S. Agent - đại diện tại Mỹ để nhận thông báo từ FDA

CBP (Customs and Border Protection):

Khai báo ISF (Importer Security Filing) trước khi hàng đến Mỹ 24 giờ
Tuân thủ quy định nhãn mác, thành phần theo tiêu chuẩn Mỹ

Xuất khẩu sang Canada

CFIA (Canadian Food Inspection Agency):

Tuân thủ Safe Food for Canadians Regulations (SFCR)
Cần giấy chứng nhận xuất khẩu (Export Certificate) cho nhiều loại thực phẩm
CFIA đang mở rộng dịch vụ số hóa chứng nhận xuất khẩu (2025-2026)

Quy định chung:

Canada yêu cầu nhãn song ngữ (Anh-Pháp) cho nhiều sản phẩm tiêu dùng
Tiêu chuẩn an toàn sản phẩm theo Canadian Standards Association (CSA)

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Dựa trên kinh nghiệm hỗ trợ hàng trăm doanh nghiệp SME xuất khẩu, Gateway Express tổng hợp 8 sai lầm phổ biến cần tránh:

1. Chứng từ thiếu hoặc sai sót

Hóa đơn không khớp với tờ khai hải quan
Thiếu giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) để hưởng ưu đãi thuế
Sai mã HS code dẫn đến bị truy thu thuế

2. Không nghiên cứu kỹ thị trường đích

Không biết yêu cầu đăng ký FDA khi xuất sang Mỹ
Sản phẩm không đạt tiêu chuẩn của nước nhập khẩu

3. Thiếu hiểu biết về luật hải quan

Không cập nhật các thay đổi quy định (như Thông tư 121)
Vi phạm thủ tục dẫn đến bị phạt hoặc chậm thông quan

4. Chấp nhận điều khoản thanh toán rủi ro

Cho khách hàng mới trả chậm 60-90 ngày
Không yêu cầu L/C cho đơn hàng lớn

5. Thiếu vốn lưu động

Không đủ tiền để sản xuất khi khách đặt hàng số lượng lớn
Chi phí logistics vượt dự toán

6. Đánh giá thấp chi phí logistics

Không tính đủ phí xếp dỡ, phụ phí nhiên liệu, phí lưu kho
Incoterm không phù hợp dẫn đến phát sinh chi phí ngoài dự kiến

7. Sản phẩm không tuân thủ quy định

Xuất khẩu thực phẩm mà không đăng ký FDA/CFIA
Nhãn mác không đúng quy cách của nước nhập khẩu

8. Không có chiến lược xuất khẩu dài hạn

Phụ thuộc vào một thị trường duy nhất
Không có kế hoạch dự phòng khi gặp rào cản thương mại

Checklist xuất khẩu cho SME

Sử dụng checklist này để đảm bảo bạn đã chuẩn bị đầy đủ trước khi xuất khẩu lô hàng đầu tiên:

Đăng ký kinh doanh với ngành nghề xuất nhập khẩu
Đăng ký mã số xuất nhập khẩu với Hải quan
Nghiên cứu quy định thị trường đích (FDA, CFIA, CE…)
Xin các giấy phép chuyên ngành (nếu cần)
Chuẩn bị đầy đủ chứng từ xuất khẩu
Xác định Incoterm và phương thức thanh toán với đối tác
Mua bảo hiểm hàng hóa
Chọn đối tác logistics uy tín

Câu hỏi thường gặp về xuất khẩu SME

SME có thể tự làm thủ tục xuất khẩu được không?

Hoàn toàn có thể. Tuy nhiên, với lô hàng đầu tiên, Gateway Express khuyến nghị hợp tác với đơn vị logistics hoặc customs broker có kinh nghiệm. Họ sẽ giúp bạn tránh các sai sót về chứng từ, thủ tục có thể dẫn đến chậm thông quan hoặc bị phạt. Sau vài lô hàng, khi đã nắm vững quy trình, bạn có thể cân nhắc tự thực hiện một số bước.

Chi phí xuất khẩu gồm những gì?

Chi phí xuất khẩu bao gồm nhiều khoản: phí khai báo hải quan, phí kiểm tra (nếu có), phí vận chuyển nội địa đến cảng, cước vận chuyển quốc tế, phí bảo hiểm, phí xử lý chứng từ, phí ngân hàng (nếu dùng L/C). Tùy thuộc Incoterm, bạn có thể chịu thêm phí tại cảng đến và phí vận chuyển nội địa tại nước nhập khẩu. Gateway Express cung cấp báo giá chi tiết, minh bạch để bạn dự toán chính xác.

Thời gian thông quan xuất khẩu là bao lâu?

Với doanh nghiệp có lịch sử tuân thủ tốt và chứng từ đầy đủ, hàng FCL có thể thông quan trong ngày, hàng LCL từ 1-3 ngày. Nếu lô hàng rơi vào luồng đỏ (kiểm tra thực tế) hoặc có vấn đề về chứng từ, thời gian có thể kéo dài. Thông tư 121 mới có hiệu lực từ 01/02/2026 đã cải tiến nhiều thủ tục giúp đẩy nhanh quá trình thông quan.

Đồng hành cùng hàng Việt vươn xa

Việc xuất khẩu hàng hóa từ Việt Nam không còn là đặc quyền của các tập đoàn lớn. Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và đối tác logistics tin cậy, mọi doanh nghiệp SME đều có thể đưa sản phẩm của mình đến tay người tiêu dùng toàn cầu.

Gateway Express đồng hành cùng doanh nghiệp SME Việt Nam với giải pháp logistics tin cậy. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi am hiểu sâu sắc về thủ tục hải quan, quy định FDA, CFIA và các yêu cầu của từng thị trường, sẵn sàng hỗ trợ bạn trong suốt hành trình xuất khẩu - từ tư vấn ban đầu đến khi hàng đến tay người nhận.

Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí:

Hotline: (028) 3547 1747
Phone: 0938 373 343 | 0944 247 267
Địa chỉ: 22/40 Yên Thế, P. 2, Tân Bình, HCM
Website: gatewayexpress.vn

Gateway Express - “Hàng đi nhanh, Giá đi chuẩn. Thủ tục hải quan không còn là nỗi lo.”